Affärsetik
God affärsetik handlar om att följa såväl interna och externa regelverk och lagstiftning samt ha hög moral i hantering av allt som kan ha ett värde. Oavsett om det handlar om inköp av en vara, upphandling av en tjänst, rekrytering eller förmedling av en lägenhet.
Tidigare har policyn som rör representation skickats hem till alla nya medarbetare, men från och med våren 2019 går istället HR-avdelningen igenom sådana rutiner med alla nyanställda. Under 2019 gjorde vi också särskilda interna informationsinsatser kring mutor, jäv och vår nya visselblåsarrutin.
Stockholmshem arbetar med löpande internkontroller utifrån en internkontrollplan för att säkerställa att verksamheten bedrivs utifrån beslutade regelverk. Vid kontrollerna granskas interna arbetssätt så att beslutade arbetsprocesser följs. Stockholm stads internrevisionskontor genomför fördjupade revisioner inom utvalda områden. Under 2019 reviderades bolagets konsultinköp extra noga. För att hålla god ordning vad gäller ekonomisk hantering har bolaget en attestinstruktion. Avseende korruption finns det två områden som identifierats som särskilt riskfyllda inom bolaget. Det är arbetet med upphandlingar och uthyrningsverksamheten. Nedan redovisas hur bolaget arbetar med dessa frågor.
Upphandling
Stockholmshem lyder under Lagen om offentlig upphandling (LOU). Det ställer krav på att bolagets upphandlingar har tydliga och balanserade kravställningar kopplade till verksamhetsbehov, miljö och socialt ansvarstagande. Förfarandet som stadgas i LOU innebär att större upphandlingar måste utlysas till alla på marknaden enligt ett visst förfarande och anbuden värderas utifrån ett förfarande som minskar risken för korruption. Inom Stockholmshem är medarbetare skyldiga att också vid mindre inköp som överstiger 100 000 ta in anbud från minst tre leverantörer.
Förutom LOU lyder vi under koncernregler från Stadshus AB och Stockholms stad. Stockholmshem har därför antagit stadens Riktlinjer för mutor och representation. År 2019 uppgick våra inköp till 2,2 miljarder. Ca 60 procent av dessa utgjordes av pågående byggentreprenader (ny- och ombyggnad). Övrigt bestod av drift- och förvaltningskostnader (såsom värme, el, uteskötsel, avfall men även reparationer och underhållskostnader).
Totalt 2019 hade vi omkring 1 000 aktiva leverantörer och cirka 400 aktuella avtal av olika slag.
Förmedling av hyreskontrakt
För att minska risken för mutor och korruption i samband med förmedling av hyreskontrakt har Stockholmshem tydliga processer för förmedlingen. Alla bostäder förmedlas av Bostadsförmedlingen i Stockholm AB och vi har samma godkännanderegler som övriga allmännyttiga bolag i Stockholm. Vid tecknande av nya avtal deltar alltid två tjänstemän från Stockholmshem. Vi arbetar systematiskt med granskning av oriktiga hyresförhållanden och har, med anledning av ny lagstiftning, gjort en översyn av hanteringen inom bolaget. Vid bolagets återkommande ordinarie revision läggs också särskilt fokus vid bolagets uthyrningsverksamhet och varje år genomförs ett antal stickprovskontroller av vår hantering av kontraktsskrivningar. Under de senaste åren har inga avvikelser noterats.