Affärsetik

Säkerställa hög affärsetik i alla delar av verksamheten

God affärsetik handlar om att följa såväl interna och externa regelverk och lagstiftning samt ha hög moral i hantering av allt som kan ha ett värde – om det så handlar om ett inköp av en vara, en upphandling av en tjänst, en rekrytering eller en förmedling av en lägenhet.

Tidigare har policyn som rör representation skickats hem till alla nya medarbetare, men från och med våren 2019 byter vi rutin så att HR-avdelningen går igenom sådana rutiner med alla nyanställda och pratar om dem. Under våren 2019 kommer också särskild information gå ut till medarbetarna som rör mutor, jäv och den nya visselblåsarrutinen som införs våren 2019.

Stockholmshem arbetar med löpande internkontroller utifrån en internkontrollplan för att säkerställa att verksamheten bedrivs utifrån beslutade regelverk. Vid dessa kontroller granskas interna arbetssätt så att beslutade arbetsprocesser följs. För att hålla god ordning avseende ekonomisk hantering har bolaget en attestinstruktion. Avseende korruption finns det två områden som identifierats som särskilt riskfyllda inom bolaget. Det är arbetet med upphandlingar och uthyrningsverksamheten. Nedan redovisas hur bolaget arbetar med dessa risker.

 

Upphandling

Stockholmshem lyder under Lagen om offentlig upphandling (LOU). Det ställer krav på att bolagets upphandlingar har tydliga kravställningar kopplade till verksamhetsbehov, miljö och socialt ansvarstagande. Förfarandet som stadgas i LOU innebär att större upphandlingar måste utlysas enligt ett visst förfarande och anbuden värderas utifrån ett förfarande som minskar risken för korruption. Inom Stockholmshem är medarbetare skyldiga att också vid mindre inköp som överstiger 30 000 ta in anbud från minst tre leverantörer.

Förutom LOU lyder vi under koncernregler från Stadshus AB och Stockholms stad. Stockholmshem har därför antagit stadens Riktlinjer för mutor och representation. Stockholmshem ser också över möjligheten att under 2018 utveckla bolagets uppförandekod för leverantörer som bland annat syftar till att minska risken för mutor och korruption.

År 2018 uppgick våra inköp till 2,4 miljarder. Ca 70 procent av dessa utgjordes av pågående byggentreprenader (ny- och ombyggnad). Övrigt bestod av drift- och förvaltningskostnader (såsom värme, el, uteskötsel, avfall men även reparationer och underhållskostnader).

Totalt 2018 hade vi omkring 1 000 leverantörer och cirka 400 aktuella avtal av olika slag.

Förmedling av hyreskontakt

För att minska risken för mutor och korruption i samband med förmedling av hyreskontrakt har Stockholmshem tydliga processer för förmedlingen. Alla bostäder förmedlas av Stockholms Bostadsförmedling och bolaget har samma godkännanderegler som övriga allmännyttiga bolag i Stockholm. Vid tecknande av nya avtal deltar alltid två tjänstemän från Stockholmshem. Bolaget arbetar systematiskt med granskning av oriktiga hyresförhållanden. Vid bolagets återkommande ordinarie revision läggs också särskilt fokus vid bolagets uthyrningsverksamhet. Varje år genomförs ett antal stickprovskontroller av bolagets hantering av kontraktsskrivningar. Under de senaste åren har inga avvikelser noterats.

Rättvist byggande

Stockholmshem tar täten för ett mer rättvist byggande och startade under året ett proaktivt arbete för en sund konkurrens på lika villkor och för att säkerställa rätt arbetsvillkor i hela kedjan av underentreprenörer på byggarbetsplatser.

Som ett första steg etablerade Stockholmshem 2017 ett brett och nära samarbete med de myndigheter som arbetar med tillsyn inom dessa områden - Ekobrottsmyndigheten, gränspolisen, Skatteverket och Arbetsmiljöverket. Bolaget samarbetar även med Stockholms Byggmästareförening som arbetar för att skydda sina medlemmar från osund konkurrens.

Under 2018 startade det mest omfattande kontrollprogrammet i Sverige inom rättvist byggande. Det innebär att:

  • samtliga entreprenörer som arbetar på Stockholmshems byggarbetsplatser ska vara kända och kontrollerade av bolaget
  • fysiska arbetsplatskontroller ska genomföras på byggarbetsplatserna. Stockholmshem arbetar tillsammans med en upphandlad partner som följer upp att alla leverantörer i hela kedjan uppfyller kontraktskraven
  • Stockholmshems byggarbetsplatser ska skyltas med Rättvist byggande. Vi uppmanar alla att anmäla misstankar om oegentligheter till en oberoende funktion (Fair Play Bygg) som är skapad av Stockholms Byggmästareförening och Byggnads Stockholm Gotland
  • Stockholmshems medarbetare ska utbildas i Rättvist byggande

 

Man spikar upp anslag om rättvist byggande på en byggarbetsplats.
Rättvist byggande är Stockholmshems modell för att stoppa fusk och oegentligheter på våra byggarbetsplatser. I samarbete med myndigheter och branschorganisationer utvecklar vi arbetssätt för att ställa rätt krav i upphandlingar och kontrollera byggarbetsplatser så att våra krav efterlevs.